De inzet van het DAVO-model

Weer een model? Ja, sorry! Weer een model! Ik zou geen wetenschappelijk onderzoek hebben gedaan als ik over dit onderwerp zelf geen model had bedacht. Gelukkig is het een relatief eenvoudig model, wat iedereen kan gebruiken en wat je kan helpen om het adoptieniveau van een digitale functionaliteit te duiden en van daaruit te verbeteren. Ik ben voor nu uitgegaan van twee invalshoeken; een systeem of een methodiek, zoals ik die ook heb benoemd in hoofdstuk 8. Ik zou, als ik er nog verder over zou filosoferen, ook een opzet kunnen bedenken die op andere invalshoeken kan worden toegepast. Wie weet volgt dat nog 🙂

Maar goed, met het Digitale Adoptie Volwassenheidsanalyse (DAVO-analyse) kan je je digitale functionaliteiten scoren. Het doel van deze analyse is te bepalen in hoeverre de systemen en werkprocessen effectief worden gebruikt en waar mogelijke hindernissen of verbeterpunten zitten. De analyse scoort deze invalshoeken aan de hand van specifieke criteria zoals gebruiksgemak, betrouwbaarheid en het effect op de organisatiedoelstellingen. De tijdsinvestering voor het gebruik van dit model is relatief beperkt, aangezien het gaat om het verzamelen van data en het afnemen van enkele enquêtes of gesprekken met medewerkers.

Het is een heel praktisch en een overzichtelijke analyse met 5 dimensies. Het is eigenlijk vrij eenvoudig, want elke dimensie krijgt een score van 1 tot 5, waarbij 1 de laagste score aangeeft en 5 de hoogste. De scores tel je bij elkaar op en de totale score zegt iets over het niveau van adoptie. Ga je dan ieder systeem door dit model heen halen? Dat kan, maar dat beveel ik je niet aan, omdat ik inschat dat het veel werk is. Anderzijds levert het wel uiterst waardevolle inzichten op en geeft het je potentieel over je hele ICT-landschap waar kan verbeteren. Om het praktisch te houden kan je op basis van kennis en ervarnig een inschatting maken welke systemen of methodieken wel of niet goed geadopteerd zijn. Bijvoorbeeld een systeem dat veel helpdesk-meldingen genereerd of wat al langere tijd in gebruik is zou wellicht eerder in aanmerking kunnen komen. Kan je dat niet zelf, dan kan een ICT-manager, een business analist of wellicht een bestuurder met een digitale voelspriet je hiermee verder helpen. In de uitwerking van het DAVO-model voor systemen en ook bij werkmethodieken geef ik je hulpmiddelen hoe je de gewenste informatie boven tafel kunt krijgen. Meten is weten, he!

De totaalscore wordt berekend door het gemiddelde te nemen van de scores op de vijf dimensies. Dit geeft een overzicht van de adoptiegraad van binnen je organisatie.

Okay! Je hebt nu één of meerdere systemen of methodieken door de DAVO-wasstraat gehaald. En nu? Nu gaan we door naar hoofdstuk 11, waarin je in vijf stappen heel actiegericht meer adoptiesucces gaat behalen.

DAVO-model voor systemen

Dit model helpt organisaties de volwassenheid van hun systeem te evalueren en biedt concrete handvatten om van daaruit te verbeteren.

Dimensie 1 – Gebruik van het systeem

In deze dimensie evalueer je hoe groot de populatie van gebruikers van je ICT-systeem is en hoe actief ze het systeem gebruiken.

Score 1: Slechts een klein aantal medewerkers gebruikt het systeem actief.
Score 2: Het systeem wordt gebruikt door een beperkte groep medewerkers, maar de meerderheid gebruikt het niet of nauwelijks.
Score 3: Het systeem wordt door een redelijk aantal medewerkers gebruikt, maar er zijn nog veel niet-gebruikers.
Score 4: Het systeem wordt breed gebruikt, maar niet door iedereen in de organisatie.
Score 5: Alle relevante medewerkers gebruiken het systeem actief.

Dimensie 2 – Gebruik je de volledige functionaliteit van het systeem

In deze dimensie evalueer je of je de volledige functionaliteit van het ICT-systeem gebruikt.

Score 1: Het systeem wordt slechts voor een handvol functies gebruikt.
Score 2: Medewerkers gebruiken een beperkt aantal functies van het systeem.
Score 3: De meeste functies worden gebruikt, maar niet consistent.
Score 4: De meeste medewerkers gebruiken een breed scala aan functies, maar niet alle.
Score 5: Alle functies van het systeem worden door alle gebruikers optimaal benut.

Dimensie 3 – Kennis en vaardigheden van het systeem

In deze dimensie evalueer je of de juiste kennis en de juiste vaardigheden aanwezig zijn bij de gebruikers van het ICT-systeem.

Score 1: Medewerkers hebben weinig tot geen kennis van het systeem.
Score 2: Enkele medewerkers hebben beperkte kennis, maar de meerderheid heeft onvoldoende vaardigheden.
Score 3: De meeste medewerkers hebben redelijke kennis van het systeem, maar er blijven hiaten.
Score 4: De meeste medewerkers beschikken over goede kennis, maar er is ruimte voor verdieping.
Score 5: Alle relevante medewerkers hebben diepgaande kennis en kunnen het systeem optimaal gebruiken.

Dimensie 4 – Verbeteren van werkprocessen

In deze dimensie evalueer je of het ICT-systeem een bijdrage levert of heeft geleverd aan het verbeteren van werkprocessen.

Score 1: Het systeem heeft geen merkbare invloed op de werkprocessen.
Score 2: Er zijn enkele kleine verbeteringen, maar de meeste processen blijven ongewijzigd.
Score 3: Het systeem heeft positieve effecten op sommige werkprocessen, maar er blijven inefficiënties bestaan.
Score 4: Het systeem heeft veel werkprocessen verbeterd, maar sommige processen kunnen nog efficiënter.
Score 5: Het systeem heeft alle belangrijke werkprocessen geoptimaliseerd en gestroomlijnd.

Dimensie 5 – Bijdrage aan organisatiedoelen

In deze dimensie evalueer je of het ICT-systeem een bijdrage levert of heeft geleverd aan het behalen van de organisatiedoelstellingen en/of strategische doelen.

Score 1: Het systeem draagt nauwelijks bij aan de organisatiedoelen.
Score 2: Het systeem levert enkele voordelen, maar de bijdrage aan de organisatiedoelen is minimaal.
Score 3: Het systeem draagt redelijk bij aan de organisatiedoelen, maar de impact is inconsistent.
Score 4: Het systeem draagt substantieel bij aan de organisatiedoelen, er is ruimte voor verdere optimalisatie.
Score 5: Het systeem levert maximale voordelen en draagt volledig bij aan de strategische organisatiedoelen.

Voorbeeld van een DAVO-model voor systemen

Onderstaande voorbeeld is een uitwerking van het DAVO-model. Hiervoor zijn een drietal systemen in één organisatie gebruikt.