Wat is de DAVO-gebruiksanalyse?

Het doel van de gebruiksanalyse is te bepalen in hoeverre je systemen en methodieken effectief worden gebruikt, wat je al heel goed doet en waar mogelijke hindernissen of verbeterpunten zitten. De analyse beoordeelt de dimensies aan de hand van specifieke criteria zoals gebruiksgemak, betrouwbaarheid en het effect op de organisatiedoelstellingen, zoals deze zijn beschreven in het boek. Het is belangrijk dat je (gebruiks)data verzamelt door middel van het afnemen van enquêtes of interviews of via een andere vorm. Hoe meer informatie je hebt die input leveren aan de score, hoe beter en nauwkeuriger je uitkomst wordt.

Hierbij is de aanname gedaan dat je veel van deze informatie en data al hebt, je al ervaring hebt met enquetes en interviews en je je stakeholders en eventuele key-users al paraat hebt om te bevragen. Heb je die niet, dan kost het je simpelweg meer werk. Lees dan ook vooral het boek (dat is een niet-stille hint)

Welke systemen en methodieken zijn geschikt voor deze analyse?

Elk systeem en elke methodiek, waarbij nu is uitgegaan van één analyse voor systemen en één voor methodieken. Ga je dan ieder systeem of methode analyseren? Dat kan, maar dat is wel heel veel werk. Want als je dit goed wilt doen, dan bevraag je een groot deel van je gebruikersgroep en stakeholders. En dus heb je veel data die je zal moeten verwerken. Anderzijds levert deze analyse je uiterst waardevol inzicht op over het gebruik van je hele technologie-landschap en dus ook waar je kan verbeteren.

Om de scope iets te kaderen, kan het helpen om onderstaande vragen te beantwoorden bij de start van de analyse:

• Welke systemen en methodieken komen hiervoor dan in aanmerking?
• Wat zijn mijn kroonjuwelen (de kritische systemen of methodieken)?
• Wat zijn de duurste systemen of methodieken?
• Waar zijn de gebruikers het meest (on)tevreden over?
• ….

Om hierbij een paar dwarsstraten te noemen, zouden de volgende invalshoeken je verder kunnen helpen:

• Een systeem dat veel gebruikersklachten en helpdesk-meldingen genereerd.
• Een systeem met hoge licentiekosten wat door relatief weinig gebruikers in je organisatie gebruikt wordt.
• Een methodiek waarvan je je afvraagt of het wel de samenwerking bevordert
• Een methodiek die wellicht niet consistent (genoeg) wordt gebruikt.

Kan je die inschatting toch niet zelf maken, dan kan een ICT-manager, een business analist of wellicht kundige stakeholders in je organisatie je hiermee verder helpen.

Hoe werkt de analyse?

Het is een heel praktisch en overzichtelijke analyse met 5 dimensies. Iedere dimensie krijgt een score van 1 tot 5, waarbij 1 de laagste score aangeeft en 5 de hoogste. De scores tel je bij elkaar op en de totale score zegt iets over het volwassenheidsniveau van het gebruik van je systeem of methodiek. Je hebt hierdoor een overzicht van het gebruik van systemen en methodieken van jouw organisatie.

En de score kan je vervolgens plotten op de volwassenheidsniveau’s, zoals die zijn beschreven en toegelicht in het boek.

Op deze pagina vindt je ook de gebruiksanalyse van zowel systemen als methoden. Ook vindt je daar de invultemplate voor de DAVO-gebruiksanalyse.

En kom je er alsnog niet uit? Neem gerust contact op!